Editörler ve Yayın Kurulu İçin Kılavuz

GSSB – Global Social Sciences Bulletin dergisi, makalelerin sisteme alınması, bilimsel olarak değerlendirilmesi ve yayınlanması ile ilgili standart bir süreç yönetimi uygular. Dergi editörleri vd. dergi görevlileri ile ihtiyaç duyulması halinde görevlendirilen akademik temsilciler dergi yayın kurulunu oluşturur. Dergi yönetim sisteminin tasarlanması, süreç yönetiminin planlanması, makale süreç yönetiminin gerçekleştirilmesi, dergi ilke ve politikalarının belirlenmesi gibi hususlarda öncelikle görev dergi editörlerine ve yayın kurulu üyelerine aittir. Bu kapsamda editörlerin dikkat etmesi gereken bir takım kurallar ve ilkeler bulunmaktadır. Makalenin dergiye yüklenmesinden makalenin yayınlanmasına giden süreçlerde editöre önemli görevler düşmekte ve sorumluluklar yüklenmektedir. Dergilerde genel editörlerin yanı sıra ihtiyaç ve isteğe bağlı olarak “yayın editörü”, “yazım editörü”, “dil editörü”, “istatistik editörü”, “teknik editör” ve “alan editörleri” bulunabilmektedir. İlgili editörlerin sayısı ihtiyaca göre arttırılabilir. Yine ihtiyaç duyulması halinde yardımcı editörler (editör yardımcıları) atanabilir.

Yazarlar Tarafından Dosya Yükleme Öncesinde/Esnasında Gerçekleştirilen Süreç

Bu aşama dergi yönetimi ve dolayısıyla editörler pasif roldedir. Makalenin hazırlanması ve yüklenmesinde yazar(lar) sorumludur. Bununla birlikte dergi sisteminin kurulması, menülerin oluşturulması, ilkelerin belirlenmesi, makale ve yazarlar için sistemin hazır hale getirilmesi ve denetimlerin sağlanmasında editörler aktif görev alırlar.

Makalenin sisteme yüklenmesi esnasında dergi tarafından öngörülen makale yayın ücretinin ödenmesi gerekmektedir. Yapılan ödemeye ait kanıtlayıcı belge ve/veya bilginin “ek dosya” olarak sisteme yüklenmesi zorunludur. Akademik yayıncılıkta evrensel hale gelmiş etik ilkeler gereği ücretin değerlendirme öncesinde yatırılmış olması gerekmektedir. Makalenin red alması ya da geri çekilmesi durumlarında ücret iadesi yapılmaz. Etik ilkeler gereği yapılan ödeme, makalenin yayınlanması ile ilgili olmayıp, değerlendirmeye alınmasına ilişkindir. Ödeme ile ilgili kontroller ve süreçlerin başlatılması editör(ler) tarafından gerçekleştirilir.

Makalenin Sisteme Yüklenmesi ile Makale Öndeğerlendirme Sürecinin Gerçekleştirilmesi İşlemleri

Makalenin dergiye yüklenmesi işlemlerinin sona ermesi ile dergi yönetim süreci başlar. Bu süreçte aktif olan taraf daha çok dergi yönetimidir. Yazar bazı durumlarda aktif bir rol almaktadır. Bu aşamada gerçekleşen işlemler ve dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır;

Dergi sekreteri (görevlendirilmiş ise) ya da yetkili kimse gelen makale ve eklerini kontrol eder. Bu aşamada makaleye “editör” ataması yapılır. Sekreter ya da editör tarafından makaleye daha sonra “alan editörü” atanır.
Editör tarafından makalenin konusu, içeriği, şekilsel unsurları, metodolojisi vd. hususları kontrol edilir. Bir hata/eksiklik var ise sorumlu yazara bu durum bildirilerek istenen standartların sağlanması istenmektedir. Sorumlu yazar tarafından geçerli işlemler yapıldıktan sonra makale yazım editörüne yönlendirilir.
Yazım editörü, makalenin şablona doğru bir şekilde yerleştirilmiş olmasını, yazım kurallarına uygun bir şekilde yazılma durumunu vd. yazımsal unsurları kontrol eder. Güncelleme ihtiyacı var ise durum sorumlu yazara bildirilir ve sistem üzerinden yönlendirme yapılır. Çok küçük düzeydeki hata ve eksiklikler yazım editörü tarafından doğrudan düzeltilmektedir. Yazım editörü güncel son dosyayı sisteme yükleyerek süreci editöre yönlendirir.
Editör tarafından “turnitin” programı üzerinden intihal/benzerlik kontrolü yapılır. Dergi benzerlik/intihal politikasına aykırı bir durum tespit edilirse durum sorumlu yazara bildirilir. Sorumlu yazar tarafından gerekli düzenleme işlemleri yapılarak süreç tekrar editöre yönlendirilir. Editör yeniden intihal/benzerlik taraması yaparak bu süreci sonuçlandırır.
Editör tarafından makale dil editörüne yönlendirilir. Dil editörü, makalenin Türkçe-İngilizce başlık, özet, anahtar kelime vb. uyumu ile yabancı dil kullanımı hakkında değerlendirme yapar. Çok küçük düzeydeki hata ve eksiklikler yazım editörü tarafından doğrudan düzeltilmektedir. Güncellenmesi gereken hususlar var ise durum sorumlu yazara bildirilir. Yazar, güncellemelerini yaparak son kontrol için süreç tekrar editör üzerinden “dil editörüne” yönlendirilir. Dil editörü gerekli onaylama işlemini yaptıktan sonra güncel dosyayı sisteme yükleyerek işlemini sona erdirir. Bu aşamada süreç işlemleri tekrardan editöre geçer.
Veri analizlerine dayalı çalışmalarda makale “istatistik editörü” tarafından incelenir. Araştırmanın metodolojisi, analizi, bulguları ve genel değerlendirmesi teknik olarak kontrol edilir. Güncellenmesi gereken hususlar var ise durum detaylı olarak sorumlu yazara bildirilerek gerekli güncellemelerin yapılması sağlanır.
Ön kontrol sürecinin son aşamasında editör ve/veya alan editörü makale ile ilgili sürecin devam ettirilmesi ya da ettirilmemesi hususundaki kararlarını verirler. Makalenin devamına yönelik “olumsuz” bir karar alınmışsa süreç sonlandırılarak makale iade/red edilir. Sürecin devamı konusunda “olumlu” bir karar alınmış ise makale değerlendirme aşamasına geçilir.

Hakem Değerlendirme Süreci ve Yapılacak İşlemler

Makalelerin bilimsel olarak uzmanlar (hakemler) tarafından değerlendirildiği bu süreç ile makalenin yayınlanmasına yönelik son karar verilir. Süreç yönetimi editör ve/veya alan editörü tarafından gerçekleştirilir.

GSSB Dergisi, makale değerlendirmelerinde “çift kör hakem” ve “yazar - hakem kimlik gizliliği” ilkelerini benimsemiştir. Bu sebeple yazar(lar)ın ad(lar)ı ya da kimliklerini açık edecek tüm bilgiler makale metninden kaldırılarak hakem değerlendirme dosyası oluşturulur. Bu dosya sisteme ayrıca yüklenerek hakemlerin incelemesine hazırlanır. Bu görevler ve süreç yönetimi editörler tarafından gerçekleştirilir.
Editör tarafından makale değerlendirmesi (akran değerlendirme) için en az iki uzman hakem tespit edilir ve makaleyi değerlendirmek üzere sistem üzerinden ataması yapılır. Hakemlerin makale konusu ile ilgili alanlardan seçilmesi ve konu ile ilgili uzmanlığının bulunması gerekir. Hakemler en az doktora mezunu olması gerekir. Hakem seçiminde yazarlardan daha üst unvanlı olması esas alınır. Hakemler birbirinden ve yazar(lar)dan farklı kurumlarda olmaları gerekiyor. Hakem kimlikleri asla yazar(lar)a iletilemez. Hakem kimliğini ortaya çıkaracak unsurlar ortadan kaldırılır.
Hakemler değerlendirme yapmayı kabul ederler ise makaleyi bilimsel kurallara göre değerlendirirler. Hakem uygun görürse makale metni üzerine ya da ayrı bir belgeye tavsiye/değerlendirme notları alabilir. Değerlendirmesine esas bu dökümanları sisteme yükleyerek yazar incelemesine sunar. Sonrasında da her hakem sistem üzerinde bulunan hakem değerlendirme formunu doldurur. Her iki hakem de “RED” kararı vermiş ise makalenin süreç yönetimi editörler ve/veya yayın kurulu tarafından sona erdirilir. Bu kapsamda makale için nihai “RED” kararı verilir. Her iki hakem de “KABUL” kararı vermiş ise editör son değerlendirmesini yapar. Editör ve/veya yayın kurulu red almış bir makaleyi yayın için kabul edemez. Ancak kabul önerisi almış bir makaleyi red edebilir ya da makalede güncelleme yapılmasını yazar(lar)dan isteyebilir. Bir “KABUL” ve bir de “RED” önerisi var ise makalenin üçüncü bir hakeme gönderilmesi gerekir. Üçüncü hakemin önerisine göre “oyçokluğu” durumu da dikkate alınarak son karar verilir. Editör, üçüncü hakem değerlendirmesi öncesinde yazar(lar)a ara güncelleme yapma imkânı sunabilmek amacıyla düzeltme ara kararı alabilir. Mevcut hakem raporlarına ve varsa ek dosyalarına göre güncellenmiş dosya “üçüncü hakeme” gönderilir. İlk iki hakem talep etmiş ise güncel dosya onlara da gönderilir. Editör, ihtiyaç duyması halinde dış hakem sayısını makul derecede arttırabilir.
Editör, hakem raporlarını da esas alarak makalenin RED/KABUL edilmesine yönelik nihai kararını verir. Bu kapsamda ihtiyaç duyarsa yazar(lar)dan ek güncellemeler talep edebilir.
Editör ve yayın kurulu nihai kararı alır ve makale sahip(ler)ine durumu yazılı olarak bildirir.
Makalenin KABUL/RED kararı ne olursa olsun tüm hakemlere “hakemlik belgesi” gönderilir. Bu işlemler ile birlikte hakem değerlendirme süreci sona ermiş olur.

Yayın Aşaması Süreci ve Yapılacak İşlemler

Yayınlanmak üzere kabul edilen makalelerin yayınlanmasına yönelik işlemler ve süreç yönetimi bu aşamada gerçekleşir. Süreç yönetimine editör ve/veya alan editörünün yanı sıra yayın editörü de dâhil olur.

İş yoğunluğuna göre yayın editörü, alan editörü ve genel editör işbirliğinde öncelikle belge kontrolü yapılır. Yayın için gerekli olan “etik belgesi”, “telif devir formu”, “çıkar çatışması beyanı”, “yazarlar katkı beyan formu” gibi belgelerin tam, istenilen standartlarda ve güncel oldukları kontrol edilir. Eksik ya da hatalı belge var ise süreç sorumlu yazara yönlendirilerek bilgi ve belgelerin tamamlanması sağlanır.
Editör, makalenin içeriksel ve şekilsel kontrolünün sağlanması amacıyla çalışmayı son okuyucuya gönderir. Son okuyucu tarafından şablon, yazım kuralları, imla hataları, anlatım bozuklukları, noktalama işaretleri vb. unsurlar açısından son kontroller yapılır. Basit düzeltmeler son okuyucu tarafından yapılarak makalenin son hali sisteme yüklenir. Makale ile ilgili makul sınırları aşan düzeltmeler sorumlu yazar tarafından yapılır. Dergi kurulunda dizgi editörü/sorumlusu yok ise makale dizgisi son okuyucu tarafından da yapılabilir.
Editör ve yayın kurulu tarafından makalenin hangi sayıda ve sırada yayına alınacağına karar verilir. İlgili karara göre makalenin baskı dizgisi işlemleri yapılır. Bu görev, (varsa) dizgi editörü/sorumlusu ve/veya teknik sorumlu tarafından yerine getirilir. İhtiyaca göre editör, alan editörü, yayın editörü ve son okuyucu da bu işlemi gerçekleştirebilir. Makalelerin yayınlanacak sayıya alınmasında “kabul tarihi” esas alınır. Daha yalın bir ifadeye göre makaleler “kabul alma tarihlerine göre” ilk sayıya alınır. Makale üst sayı sınırına ulaşılması durumunda diğer kabul almış makaleler aynı usul ile bir sonraki sayıya alınır. Yazarlar için şeffaflık oluşturması açısından bu kural uygulanır. Aynı sayı içerisindeki makalelerin kendi içinde sıralanması ise tamamen editör ve yayın kurulunun inisiyatifindedir. Makalelerin konusu, içeriği, diğer makaleler ile benzerliği, yazar özellikleri vd. unsurlara göre genel bir değerlendirme yapılarak sayı içinde sıralamalar yapılır.
Dizgiye hazır hale gelen çalışma ihtiyaç duyulursa son kontrol için sorumlu yazara iletilebilir. Yazar onayı sonrası makale yayınlanmaya hazır hale gelmiştir.
Dergi sorumlusu (editörler, vs.) tarafından dergi yönetim sistemi üzerinden makalenin sayıya atama işlemleri (makaleyi sayıya yerleştirme) yapılır.
Tüm makalelerin süreç yönetimlerinin bitmesi ile birlikte yayına hazır makaleler belirlenen sayı içinde yayına alınır. Bu kapsamda eş zamanlı olarak sayıyı yayınlama, güncel son sayı yapma, arşivleme vb. işlemler yapılır.

Yayın sonrası yapılacak İşlemler ve Süreç Yönetimi

Makalenin sayıda yayınlanması ile genel olarak makale süreç yönetimi sona ermiş olur. Bununla birlikte tanıtım işleri, indeks veri girişleri, bazı hukuksal sorumlulukların yerine getirilmesi, olası düzeltme/güncelleme taleplerinin değerlendirilmesi, olası etik ihlali gibi şikâyetlerin incelenmesi vd. iş ve işlemler bu süreçte gerçekleştirilir.

İsteğe göre yayınlanan sayının duyurusu dergi web sayfası, sosyal medya hesapları, mail grupları vd. platformlar üzerinden yapılır.
Doğrudan dizinleme yapmayan (dergi tarafından veri girişi yapılması gereken) indeksler için sayı veri girişleri yapılır.
Dizinlenmek istenilen indekslere başvuru işlemleri yapılır. Daha önce başvurusu yapılmış olup, değerlendirme aşamasında olan indeksler için gerekli sayı işlemleri yapılır.
Ülkelere ve derginin hukuki durumlarına göre sayıların yayınlanması ile birlikte bazı hukuki sorumluluklar ortaya çıkabilmektedir. Örneğin Türkiye’de kamu tüzel kişilerine ait dergiler dışındaki tüm basılı ve/veya elektronik dergilerin basın savcılığına iletilmesi zorunludur. Bu kapsamda çıkan sayının fiziksel ya da elektronik olarak gönderimi gerçekleştirilir.
Yazarlar tarafından sonradan fark edilen hata ya da eksiklikler ile ilgili düzeltme/güncelleme talepleri gelmesi halinde bu husus yayın kurulu ve editör tarafından birlikte değerlendirilir. Talep, dergi yayın ilke ve politikalarına uygun ise gerçekleştirilir. Uygun olmayan talepler nedenleri açıklanarak reddedilir. Son sayıda yayınlanan makalelerdeki güncellemeler asıl metin üzerinden yapılır. Daha önceki sayılara ait düzenlemeler için yeni sayıda “düzeltme bilgisi” yayınlanır. Bu durumda asıl metin üzerinde düzeltme/güncelleme yapılmaz.
Etik ihlali, çıkar çatışması, telif/paten ihlali vb. şikâyetler olması halinde ilgili durum incelenir ve sonucuna göre işlemler yapılır. Bu husustaki işlem ve süreçler detaylı olarak yayın ilke ve politikalarında belirtilmiştir.